Die e-Rechnung kommt
Gesetzliche Umstellungspflicht für die e-Rechnung
Durch die Einführung der e-Rechnung (elektronische Rechnung) können Prozesse optimiert, Kosten gesenkt und die Transparenz erhöht werden. Für Unternehmer und KMUs bedeutet das: Wer sich heute nicht mit digitalen Lösungen im Rechnungswesen auseinandersetzt, riskiert, den Anschluss zu verlieren.
Die Einführung der e-Rechnung ist nicht nur eine moderne Option, sondern in vielen Fällen bereits Pflicht. Grundlage dafür ist das E-Rechnungs-Gesetz, das im November 2018 in Kraft trat und seine Wurzeln in der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat. Diese Richtlinie schreibt vor, dass öffentliche Verwaltungen in der Europäischen Union e-Rechnungen annehmen und verarbeiten können müssen. In Deutschland wurde dies durch die Verpflichtung zur e-Rechnung im öffentlichen Sektor umgesetzt. Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen, die öffentliche Aufträge auf Bundesebene ausführen, dazu verpflichtet, e-Rechnungen im strukturierten Datenformat einzureichen.
Die Anforderungen an die e-Rechnung basieren auf der EU-Norm EN 16931, die den technischen Standard definiert. Dies bedeutet, dass e-Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format (z. B. XML) vorliegen müssen, damit sie automatisch verarbeitet werden können. Das Ziel: eine schnelle, papierlose und transparente Rechnungsabwicklung.
Vorteile der e-Rechnung für Unternehmen und den Staat
Für Unternehmen bringt die e-Rechnung zahlreiche Vorteile mit sich. Automatisierte Prozesse senken den Zeitaufwand für die Bearbeitung und reduzieren Fehler, die bei manuellen Eingaben auftreten können. Außerdem können die Rechnungen sicher und effizient archiviert werden. Finanzflüsse lassen sich so transparenter darstellen, und die Buchhaltung wird entlastet. Das spart nicht nur Kosten, sondern beschleunigt auch die Liquidität – ein entscheidender Faktor, insbesondere für KMUs.
Der Staat profitiert ebenfalls von der Einführung der e-Rechnung: Durch die Standardisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse sinkt der Verwaltungsaufwand, und Betrugsversuche lassen sich leichter erkennen und verhindern. Die e-Rechnung ist damit ein zentraler Baustein, um die Effizienz im öffentlichen Sektor zu steigern und Steuergelder sinnvoll einzusetzen.
Technische Anforderungen und Unterstützung durch DATEV
Für Unternehmer stellt sich nun die Frage: Wie setze ich die e-Rechnungspflicht technisch um? Hier bietet DATEV, ein führender Anbieter für Steuerberater und Unternehmen, wertvolle Unterstützung. Mit der Produktgruppe „Unternehmen online“ bietet DATEV eine Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse von KMUs und deren Steuerberater zugeschnitten ist. Über „DATEV Unternehmen online“ lassen sich Rechnungen digital erfassen, bearbeiten und archivieren. So ist nicht nur der gesetzliche Rahmen abgedeckt, sondern auch eine reibungslose Zusammenarbeit mit Steuerberatern gewährleistet.
Die DATEV-Lösungen sind außerdem konform mit den gesetzlichen Anforderungen und bieten Funktionen zur Erstellung und zum Versand von e-Rechnungen im vorgeschriebenen Format. Zudem ermöglichen sie eine direkte Anbindung an die Buchhaltung, sodass Daten nahtlos übernommen werden können. Mit „Unternehmen online“ wird die e-Rechnung für Unternehmen nicht zur Last, sondern zur Chance, Prozesse zu digitalisieren und die eigene Effizienz zu steigern.
Zusammengefasst: Die e-Rechnung ist längst nicht mehr nur ein Zukunftstrend, sondern eine Pflicht, die Unternehmer und KMUs in Deutschland ernst nehmen sollten. Mit den richtigen digitalen Lösungen, wie etwa der DATEV-Plattform, gelingt der Umstieg einfach und gesetzeskonform – und bringt gleichzeitig zahlreiche Vorteile für den betrieblichen Alltag.
Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland
| Datum | Verpflichtung |
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Diese gestaffelte Einführung ermöglicht es insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), sich schrittweise auf die neuen Anforderungen einzustellen und notwendige Anpassungen in ihren Prozessen vorzunehmen.
Hinweis: Die Industrie- und Handelskammer (IHK) München und Oberbayern bietet umfassende Informationen und Unterstützung zur Einführung der E-Rechnung an. Es empfiehlt sich, die aktuellen Veröffentlichungen und Veranstaltungen der IHK zu diesem Thema zu konsultieren.
Handlungsempfehlungen:
| 1. Prüfen Sie Ihre Unternehmensgröße und Umsatzgrenze Stellen Sie fest, ob Ihr Unternehmen über der Umsatzgrenze von 800.000 Euro liegt oder bald liegen wird. Je nach Unternehmensgröße und Umsatzgrenze können unterschiedliche Fristen und Anforderungen zur e-Rechnungspflicht auf Sie zutreffen. |
| 2. Abwägen der nächsten Schritte je nach Unternehmensgröße Je nachdem, ob Sie als kleines oder größeres Unternehmen eingestuft sind, sollten Sie die Implementierung in einem Tempo und mit Lösungen angehen, die Ihrem spezifischen Bedarf entsprechen. KMUs können oft von schrittweisen Anpassungen profitieren, während größere Unternehmen möglicherweise sofort umstellen müssen. |
| 3. Abstimmung mit Ihren Lieferanten Nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit Ihren Lieferanten auf und klären Sie, in welchem Format die Rechnungen künftig übermittelt werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten auf die Anforderungen der e-Rechnung vorbereitet sind und alle Rechnungen rechtzeitig in dem gesetzlich vorgeschriebenen Format eingehen. |
| 4. Prüfen Sie die Software-Kompatibilität Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware e-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format empfangen und verarbeiten kann. Lösungen wie DATEV „Unternehmen online“ bieten hier umfassende Unterstützung, besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. |
| 5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die e-Rechnungspflicht und die damit verbundenen Prozesse. Stellen Sie sicher, dass das Team alle relevanten Formate und Anforderungen kennt und fortlaufend geschult wird. |
| 6. Nutzen Sie die Unterstützung durch Ihren Steuerberater Nutzen Sie das Fachwissen Ihres Steuerberaters zur Umsetzung der e-Rechnung. Die IHK bietet zusätzlich aktuelle Informationen und Schulungen, die wertvolle Orientierungshilfen zur gesetzlichen Lage und zur praktischen Umsetzung geben. |
FAQ zur e-Rechnungspflicht
1. Betrifft die e-Rechnungspflicht auch Proformarechnungen, Anzahlungsrechnungen, Bestellungen und Lieferscheine?
Nein, die e-Rechnungspflicht bezieht sich primär auf steuerrelevante Rechnungen, die als Grundlage für den Umsatzsteuerausweis und den Vorsteuerabzug dienen. Die Verpflichtung betrifft daher:
- Proformarechnungen: Proformarechnungen sind meist nicht steuerrelevant, da sie nur der Information oder Vorschau dienen. Sie fallen daher nicht unter die e-Rechnungspflicht.
- Anzahlungsrechnungen: Wenn Anzahlungsrechnungen Umsatzsteuer enthalten und zur Vorsteuer geltend gemacht werden können, fallen sie in der Regel unter die e-Rechnungspflicht.
- Bestellungen und Lieferscheine: Bestellungen und Lieferscheine gelten nicht als Rechnungen und sind daher nicht steuerrelevant im Sinne der e-Rechnungspflicht. Sie dienen nur der Auftragsbestätigung bzw. -abwicklung.
2. Welche e-Rechnungsformate gibt es, und worin bestehen die Unterschiede?
Es gibt zwei Hauptformate für e-Rechnungen in Deutschland: ZUGFeRD und XRechnung. Beide haben unterschiedliche technische Merkmale und Anwendungsbereiche:
- ZUGFeRD: Dieses hybride Format enthält eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung und eine PDF-Datei zur Ansicht. Es eignet sich besonders für gemischte Szenarien (B2B und B2G), da es sowohl digital als auch als lesbares PDF verwendet werden kann. ZUGFeRD ist besonders flexibel und ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Systeme.
- XRechnung: Dieses Format ist rein XML-basiert und maschinenlesbar. XRechnung ist das standardisierte Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und richtet sich streng nach den EU-Vorgaben. Es ermöglicht eine vollständige Automatisierung, eignet sich jedoch speziell für Unternehmen, die Rechnungen an Behörden und öffentliche Verwaltungen senden.
